Utrzymanie porządku bez konieczności budowania katalogów.
|
Podczas klasycznego przechowywania w katalogach deponuje się możliwie wiele właściwości dokumentu w drzewie struktury:
C:\Dokumenty\Klienci\Mustemann\Zlecenia\Rachunki\Nr7123.pdf
Jak teraz odnaleźć wszystkie otwarte rachunki wszystkich klientów?
W Office Manager dokument otrzymuje właściwości równoległe: jest przyporządkowany do Klienta, rachunek posiada Status "otwarty" i otrzymuje Numer porządkowy 7123 z datą księgowania.
Możliwe są dowolne zapytania wyszukiwania:
"Pokaż wszystkie otwarte rachunki utworzone przed 7. lipca"
"Pokaż rachunek o numerze 7123", lub
"Pokaż mi wszystkie oferty, które mój kolega opracował dla Mustermanna".
O tym, jakie właściwości posiada dokument, decydujesz ty sam: projekty, projekty budowy, klienci i dostawcy, akta i inne grupy - to, co jest dla ciebie ważne.
|
Wyszukiwanie tekstu pełnego bez straty czasu
|
Zawartości dokumentów indeksowane są w bazie danych. Przy wyszukiwaniu tekstu pełnego dokumenty nie muszą pozostawać otwarte - program sprawdza szybciej indeks bazy danych.
Wprowadzasz tylko wyszukiwane pojęcia i otrzymujesz dokument w mniej niż sekundę.
|
A tak się pracuje z Office Managerem...
|
- Na przykład: sporządzenie nowego pisma...
|
W Office Managerze wybierasz dowolny katalog dokumentów, zakładasz przyporządkowany Projekt oraz ewentualnie nadajesz inne atrybuty. Po kliknięciu na OK sporządzane jest pismo. Nowy dokument otwierany jest przy pomocy twojego edytora tekstu np. MS-Office lub OpenOffice.org. Możesz dalej opracowywać pismo i je np. wydrukować. Office Manager wczytuje tekst dokumentu i sporządza indeks do późniejszego wyszukiwania tekstu.
(patrz także Podręcznik użytkownika online).
|
- ... każdorazowe odnajdywanie dokumentów...
|
Program dysponuje bardzo szybką funkcją przeszukiwania tekstu pełnego: wyszukiwanie według zawartych słów jest gotowe w mniej niż jedną sekundę. Możesz ponadto filtrować dokumenty według dowolnych atrybutów, jak na przykład Projekt, Nazwa dokumentu, Data opracowania lub odpowiedzialny Pracownik. Przyjmijmy, że zaznaczasz Projekt "Prinzenallee", wybierasz Klienta "Mustermann" i zadajesz do wyszukiwania w indeksie tekstu pełnego "Dom na wsi": po kliknięciu na "Szukaj" w oknie tabeli pokazują się tylko te dokumenty, które są przyporządkowane do tego Projektu, odpowiadają Klientowi i zawierają w tekście wyszukiwane słowo. Im więcej atrybutów zadasz, tym dokładniej zostanie ograniczone wyszukiwanie. I to wszystko w czasie mniejszym niż jedna sekunda!
(patrz także Podręcznik użytkownika online).
|
|
- ... zarządzanie pojedynczymi dokumentami...
|
Najlepiej uruchom w tym celu Explorera Windows, zaznacz pożądane pliki i przesuń je za pomocą Drag&Drop do Office Managera. Office Manager rozpoczyna od indeksowania tekstu pełnego, a następnie możesz przyporządkować do dokumentu pożądane atrybuty, takie jak Projekt.
Funkcja Drag&Drop jest bardzo inteligentna: możesz na przykład dokonać przyporządkowania Projektu, w ten sposób, że odkładasz dokument do odpowiedniego wpisu Projektu lub do zgrupowanej tabeli dokumentów. Program może ustalić przyporządkowanie automatycznie na podstawie struktur katalogów.
Drag&Drop lub kopiowanie do schowka bardzo się również przydaje do przejmowania do centralnego zarządzania e-maili z Outlooka, Lotus Notes, Thunderbird i innych programów mailowych.
Do centralnego zarządzania projektami przyporządkuj wszystkie dokumenty, maile, faksy i papiery związane z danym projektem.
(patrz także Podręcznik użytkownika online).
|
|
- ...zorientowany na Projekt lub też nie...
|
Ponownie wykorzystujemy tutaj pojęcie "Projekt". Ale można go tu zobaczyć jedynie jako przykład często stosowanego, zorientowanego na projekt zarządzania informacjami. To ty będziesz ustalał swoje własne kategorie główne i archiwizował dokumenty według klientów, projektów budowy, grup towarów, numerów akt i innych. Office Manager pozwala na równoczesne przyporządkowanie dokumentów do jednej dowolnej lub do wielu kategorii.
Lub: możesz w ogóle zrezygnować z tych atrybutów i polegać całkowicie na indekserze tekstu pełnego, tak jak to często jest z archiwizacją dokumentów papierowych.
|
- ...wczytywanie dokumentów papierowych przy pomocy Fujitsu ScanSnap ...
|
Wkładasz do podajnika pojedynczą kartkę papieru lub cały stos i naciskasz przycisk Scan. Dokument jest wczytywany i zapisywany jako obraz w formacie PDF. Oprogramowanie do rozpoznawania tekstu ABBYY FineReader zapisuje rozpoznany tekst pełny w dokumencie PDF. Office Manager importuje dokument i indeksuje tekst. Gotowe!
Office Manager jest dostępny również, jako oferta w pakiecie ze ScanSnap, Adobe Acrobat i innym oprogramowaniem.
Naturalnie możesz stosować również inne skanery, np. poprzez Twain.
(patrz także Podręcznik użytkownika online).
|
|
- ...zarządzanie rysunkami przy pomocy AutoCAD...
|
Wprowadzasz do Office Managera Projekt oraz w razie potrzeby dane do nagłówka i klikasz na OK. W tle przygotowywany jest rysunek i sporządzany nagłówek. Plik rysunku jest zapisywany w zadanym katalogu Projektu i otwierany.
Rysunek konstruujesz jak zwykle w CAD. Skoro tylko wrócisz do Office Managera, wczytuje on atrybuty rysunku i cały tekst do indeksu tekstu.
Atrybuty z archiwum i rysunek mogą zostać zsynchronizowane: zmiany, jak np. nową nazwę rysunku w nagłówku, Office Manager może przejąć automatycznie do archiwum jako nową nazwę dokumentu.
(patrz także Podręcznik użytkownika online).
|
|
| Szczegółowe informacje |
|
|
| Obsługa |
Codzienna praca z Office Managerem jest bardzo prosta: w górnym obszarze okna znajdują się standardowe pola wyszukiwania. Skoro tylko użytkownik dokona wprowadzenia, tabele bazy danych pokazują tylko te dokumenty, które odpowiadają wybranym kryteriom.
Przykład: Pani Kowalska pracuje nad projektem "Prinzenalle" i szuka właśnie oferty dla Pani Nowak. Wie tylko, że kolega Wiśniewski wprowadził ją przed ok. siedmioma tygodniami do poczty i chce dzisiaj rozmawiać z Panią Nowak. Pani Kowalska nie ma z tym żadnego problemu: wybiera w Office Managerze Projekt "Prinzenallee", wprowadza datę dokumentu, podwójnie klika na dokument "Oferta dom na wsi Pani Nowak" i natychmiast dokument pojawia się na ekranie.
25 minut później Pani Kowalska w Rubryce "Przychodzące faksy: Zamówienie" w Office Managerze zapisuje przychodzące zamówienie. Dla swoich kolegów planuje natomiast różne zadania "Zakup materiałów", "Sporządzenie rachunku" i "Dostawa". Także te dokumenty nigdy więcej nie zagubią się w sieci informatycznej.
|
| |
| Ceny |
| Pakiet do archiwizacji |
Cena
netto |
Cena
brutto* |
Office Manager Pro 9.0 dla pojedynczego
stanowiska pracy |
1.100,00 |
1.342,00 |
Office Manager Enterprise 9.0 dla jednego
użytkownika |
4.819,50 |
5.897,79 |
| * Cena brutto w PLN zawiera 22% podatku VAT, wysyłka bezpłatna. |
| |
 Zamów teraz w sklepie internetowym
 Załaduj 30-dniową wersję testową
|
