Navigation: Dokumentacja użytkownika >
Łączenie dokumentów
|
Navigation: Dokumentacja użytkownika > Łączenie dokumentów |
|
Połączenia dokumentów
Masz wiele możliwości łączenia dokumentów:
| • | opisane tutaj wewnetrzne połączenia dokumentów |
| • | i sporządzanie klonów, jeśli dokumenty odnoszą się do tego samego pliku. |
Przykład
W archiwum z dokumentami księgowymi przechowywane są zamówienia, rachunki, dowody dostawy i inne dokumenty związane z podatkami. W każdym momencie chcesz bardzo szybko móc sięgnąć do wszystkich informacji dotyczących jednego zlecenia.
Do naszego przykładowego zlecenia należy oferta do klienta, jego zamówienie przesłane faksem, twoje potwierdzenie zlecenia i rachunek. Później dochodzi jeszcze wyciąg z konta z wpływem wpłaty. Ewentualnie musisz jeszcze do realizacji zlecenia zakupić towar i chcesz połączyć rachunek wchodzący ze zleceniem.
Możliwość 1: Połączenie z atrybutami
Dokumenty posiadają rozmaite atrybuty: między innymi przyporządkowane są one do roku księgowego i do jednej kategorii (rachunek, dowód dostawy,...) i posiadają numer dowodu księgowania. Do połączenia wszystkich dokumentów jednego zlecenia nadaje się dalszy atrybut z numerem zlecenia (patrz także Definicja atrybutów)
Jeśli skanujesz lub importujesz dowód księgowy, wprowadź wówczas do tego atrybutu wspólny numer zlecenia. Stosowne jest do tego także wyszukiwanie podobnych dokumentów.
Wyciąg z konta i rachunek z zakupu towarów muszą być ewentualnie połączone z wieloma zleceniami. Na wyciągu z konta znajdują się np. potwierdzenia zapłaty od różnych klientów. Można tutaj zastosować przyporządkowanie wielokrotne, lub wprowadzenie wszystkich numerów zlecenia oddzielając je średnikiem:
Przy późniejszym wyszukiwaniu numeru zlecenia proszę zastosować znak Joker *, np. "*Au273".
Przy dużych archiwach z rozległymi przecinającymi się połączeniami postępowanie to może być ograniczone.
Możliwość 2: Wewnętrzne połączenia dokumentów tylko wersja Enterprise
Dokumenty mogą być kombinowane niezależnie od swoich atrybutów. W naszym przykładowym zleceniu może to przebiegać jak niżej:
| 1. | Klient prosi telefonicznie o ofertę na produkt, którą mu natychmiast przesyłasz e-mailem. E-mail importujesz do Office Manager przy pomocy funkcji Drag&Drop. Możesz teraz wprowadzić jeszcze Zadanie, które Ci będzie przypominało o tym, aby skontaktować się później z klientem. |
| 2. | Następnego dnia faksem przychodzi Zamówienie, które natychmiast importujesz względnie skanujesz. Przy pomocy Wzoru dokumentu lub gospodarki towarowej piszesz do klienta potwierdzenie zlecenia i zamówienie na towary u twojego dostawcy. |
| 3. | W tabeli dokumentów zaznacz wszystkie dowody księgowe, które należą do tego zlecenia. W razie potrzeby wykorzystaj Funkcję wyszukiwania. Do kombinowania zaznaczonych dokumentów wybierz polecenie Menu Edytuj | Połącz: |
| 4. |  |
| 5. | Wybierz powyższą opcję Połącz ze sobą zaznaczone dokumenty i wprowadź Nazwę połączenia. Jest ona dowolna. Treściwa nazwa, np. numer zlecenia ma zalety, jeśli chcesz z nią później łączyć inne dokumenty. Proszę kliknąć na OK. |
| 6. | Dwa dni później pojawia się u Ciebie dostawa towaru. Skanujesz dokument dostawy i przychodzący rachunek i sporządzasz fakturę dla klienta. Zaznaczasz nowe dokumenty i przynajmniej jeden już połączony dokument zlecenia. Wybierz Edytuj | Połącz: |
| 7. |  |
| 8. | Zaznacz opcję Dodaj dokumenty do istniejącego połączenia i poniżej w tabeli Połączenie Au273. Obecnie jest tylko jedno, gdyż wszystkie zaznaczone dokumenty posiadają tylko to jedno połączenie.W celach kontrolnych możesz kliknąć na  ; widzisz wtedy, jakie dokumenty są już połączone z Au273.Proszę kliknąć na OK. |
| 9. | Po trzech tygodniach skanujesz wyciąg z konta z dwoma księgowaniami: potwierdzenia zapłaty naszego przykładowego zlecenia Au273 i obciążenia karty kredytowej z ostatniego tankowania na stacji benzynowej. |
| 10. | Zaznacz wyciąg i przynajmniej jeden dokument zlecenia Au273. Połącz je tak jak to opisano w punkcie 5. |
| 11. | Zaznacz następnie wyciąg z konta i paragon z tankowania i sporządź nowe połączenie (patrz także punkt 3). |
Wyszukiwanie połączonych dokumentów:
| 12. | Zaznaczyłeś np. rachunek wychodzący i chcesz zobaczyć dowody należące do tego rachunku. Kliknij w Menu Szukaj na  Połączone dokumenty. Tabela zawiera teraz tylko dokumenty zlecenia Au273. |
| 13. | Zaznacz wyciąg z konta i wybierz ponownie Połączone dokumenty. Tabela zawiera teraz wszystkie dokumenty od Au273 i dodatkowo paragon z tankowania. |
| 14. | Zaznacz paragon z tankowania i wybierz Połączone dokumenty. Tabela zawiera tylko paragon i wyciąg z konta. |
Patrz także