Navigation: Dokumentacja użytkownika > Import dokumentów >
Import przychodzących faksów
|
Navigation: Dokumentacja użytkownika > Import dokumentów > Import przychodzących faksów |
|
Import faksów
tylko wersja Enterprise
Ta zautomatyzowana funkcja importu przejmuje do archiwum dokumentów nowe pliki z folderu wpływających faksów.
1. Przygotowania
Proszę zdefiniować Typ dokumentów dla faksów. Wybierz w tym celu w Menu Menu Widok | Opcje | Typ dokumentu lub po prostu przeciągnij poprzez Drag&Drop plik faksu (np. *.tif lub *.001) do Office Manager, Typ dokumentu ustawia się automatycznie.
W Menu Widok | Opcje proszę wybrać polecenie Ustawienia i otworzyć Strona Import | Faks. Wskaż folder, w którym oprogramowanie faksu składuje nowe dokumenty. Dla nowych faksów wybierz Projekt (np. „Faksy wpływające”) i Status (np. „do opracowania”). Proszę wskazać wcześniej zdefiniowany Typ dokumentów.
2a. Import ręczny
W polu Import faksów proszę wybrać „Manualna kontrola nowych faksów”. Na stronie Opcji Import powinna być zaznaczona opcja Import faksów, tym samym dla nowych dokumentów automatycznie otwiera się dialog Właściwości.
Kliknij na OK w celu zapisania ustawień.
Skoro tylko faksy znajdą się w folderze wpływających faksów, możesz je przejąć do archiwum za pomocą polecenia Menu Dokument | Nowy | Importuj nowe faksy .
Przy imporcie manualnym przejmowane są cechy dokumentu z grupowania i z Nawigatora projektu. Jeśli chcesz np. przyporządkować ustalony Projekt, zaznacz go Nawigatorze projektu przed wywołaniem importu.
2b. Import automatyczny
W polu Import faksów proszę wybrać „Automatyczny import nowych faksów”, a w pole Użytkownik proszę wprowadzić uprawnionego pracownika lub jego PC.
Kliknij na OK w celu zapisania ustawień.
folder wpływających faksów jest regularnie sprawdzany pod kątem nowych faksów. Skoro tylko pojawiają się pliki, przy właściwym pracowniku otwiera się dialog wprowadzania nowych dokumentów. Użytkownik może podać dalsze atrybuty, takie jak Projekt i Nazwa, w celu sporządzenia działania dla kompetentnego kolegi.
2c. Import w pełni zautomatyzowany
W polu import faksów proszę wybrać „W pełni zautomatyzowany bez dialogu właściwości” i wprowadzić w pole Użytkownik uprawnionego pracownika lub jego PC. Zaznacz opcję Sporządź zadanie przy automatycznym imporcie.
Kliknij na OK w celu zapisania ustawień.
folder wpływających faksów jest regularnie sprawdzany pod kątem nowych faksów. Skoro tylko pojawiają się pliki, są one automatycznie importowane. Kompetentny pracownik jest informowany o zarządzaniu zadaniami i może opracować nowy faks.
Patrz także
Ustawienia rozszerzone (ImportFax i ImportFaxDefaultFields)