Ochrona dokumentów PDF przed zmianami
Menu Edytuj | Ochrona dokumentów PDF

Bezpieczna archiwizacja rewizji

Bezpieczna archiwizacja rewizji dokumentów księgowych została określona m.in. przez GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Musicie zapewnić, że dokument nie zostanie już więcej zmieniony. Można to wykonać np. poprzez zapisanie na odpowiednim medium (zabezpieczenie Hardware) lub poprzez cyfrowe sygnowanie, wzgl. kodowanie (ochrona Software).

Proszę zwrócić uwagę na to, że dotychczas ze strony urzędów finansowych nie ma wyszczegółowionego dopuszczenia dla sposobu postępowania odnośnie bezpieczeństwa rewizji. Wychodzimy z założenia, że stosowana tutaj ochrona Software z kodowaniem przy zastosowaniu przypadkowego hasła spełnia wymagania. Można to gwarantować!

Kodowanie dokumentówn

Proszę zaznaczyć pożądane dokumenty Acrobat w tabeli i wybrać w Menu Edytuj polecenie Chroń dokument PDF. Pliki zostaną zakodowane  i zaopatrzone w hasło. Hasło nie jest nikomu znane, ochrony nie można unieważnić, a dokumentu więcej zmieniać!

Informacja bezpieczeństwa chronionego dokumentu

Chronione dokumenty w tabeli (zakodowane i bez mozliwości zmiany) oznaczane są symbolem kłódki .

Automatyczne kodowanie dokumentów

W dialogu skanowania i profilach możesz zaznaczyć opcję Chroń dokumenty PDF. Ochrona zostanie aktywowana po skanowaniu, względnie po rozpoznawaniu tekstu OCR.

Funkcja Archiwizuj dokument wykonuje kodowanie automatycznie, jeśli w Ustawieniach programu zaznaczona jest odpowiednia opcja.

Przy pomocy Funkcja Makra PDFProtectDocument dokumenty mogą być np. chronione bezpośrednio po imporcie.

Kopie bezpieczeństwa

Przed tym jak Office Manager koduje dokument Acrobat, tworzona jest kopia bezpieczeństwa w niedokładnie znanym formatem PDF.

Istnieje wiele programów i sterowników drukowania, które wywołują pliki PDF. Nie jest zapewnione, że te wszystkie formaty są kompatybilne z algorytmem kodowania, pliki mogą być uszkodzone lub nie nadawać się do uzytku. W tym przypadku można przywrócić kopię bezpieczeństwa (Dateiname_CopyN.pdf).

<%HINWEISE%>

Funkcja nie zostanie wykonana, jeżeli dokument został już zakodowany.

Zależnie od wersji PDF stosowany jest poziom kodowania 40-bit RC4, 128-bit RC4 lub128-bit AES.