Import informacji księgowych z Lexware lub Datev

Do archiwizacji dowodów księgowych Office Manager oferuje liczne funkcje importu do dokumentów papierowych, e-maili i innych dokumentów. Przy prostej archiwizacji możesz odkładać rachunki tak jak w segregatorze z aktami: w tym celu w Nawigatorze projektu zakładana jest struktura lat księgowych z kwartałami lub miesiącami. Rachunki wprowadzane są w podobnej kolejności, jak zostały odłożone w aktach. Przy późniejszym  wyszukiwaniu danego rachunku, w Nawigatorze projektu zaznaczany jest odpowiedni okres czasu i wprowadzane są pojęcia do Wyszukiwania tekstu pełnego. Przy pomocy przymocowanego Podglądu rachunek jest bardzo szybko odnajdywany.

W celu uzyskania jeszcze lepszych możliwości wyszukiwania, przy wprowadzaniu rachunku możesz podać także inne dane, jak nr rachunku, nazwa klienta lub dostawcy, status rachunku i sumy księgowania. Możliwe są również dalsze zapytania, jak np.:

Synchronizacja z księgowością: przy wprowadzaniu rachunków podaj tylko numer rachunku. Wszystkie inne informacje, konta księgowe i wpisy pochodzą z księgowości!.

1. Archiwizacja rachunków

Przy instalacji Office Manager zostało zainstalowane także archiwum przykładowe "Buchhaltung.omp". Jeśli uruchamiasz program na nowo, proszę je otworzyć.

Jeśli już stworzyłeś Archiwum z rachunkami księgowymi, możesz je naturalnie stosować. Powinieneś jednak zmienić w przedpolu nazwę "Numer" na "Numer rachunku", ponieważ pojęcie to jest stosowane w tym opisie. W tym celu wybierz Definiuj pola, zaznacz DOCNO i wprowadź w opisie "Nr rachunku".

Proszę najpierw zaznaczyć w Nawigatorze rok księgowania.
Dokumenty papierowe są wczytywane przy pomocy Skanera. Dokumenty elektroniczne z reguły muszą być także archiwizowane w formacie elektronicznym: e-maile importowane są do  Office Manager z programu mailowego np. poprzez Drag&Drop (patrz także rozdział Import dokumentów).

Ważne jest, abyś wprowadził numer rachunku oprogramowania księgowego w pole danych "Nr rachunku" Office Manager. Dane są synchronizowane przy pomocy jednoznacznego numeru.

Wprowadzanie księgowania np. do Lexware

 

Wprowadzenie takiego samego numeru kwitu i roku księgowania do Office Manager.

Inne dane nie są wymagane. Rok księgowania jest konieczny, jeśli rejstracja numerów rachunków w nowym roku ponownie zaczyna się od 1, jest jednak jednoznaczna w ciągu jednego roku.

2. Sporządzanie pliku synchronizacji

2a. Księgowy Lexware

Uruchom "Księgowego" i sprawdź, czy aktywowana jest odpowiednia firma i rok księgowania. W Menu Plik | Eksport wybierz polecenie Tekst/ASCII. Jeśli przeprowadzasz eksport po raz pierwszy, zwróć uwagę na to, że przejmujesz Ustawienia Print screen. Przy następnym eksporcie wybierz po prostu profil "Office Manager".

2b. DATEV

Proszę uruchomić oprogramowanie DATEV i sprawdzić, czy aktywowana jest odpowiednia firma i rok księgowania.

Ustawienia podstawowe: W menu Extra proszę kliknąć na Formaty ASCII i wybrać Formaty eksportu, Protokół księgowania i kliknąć na przycisk Pokaż. Proszę sprawdzić wybrane pola. Muszą one być wymienione w następującej kolejności: Vorlaufnr, BSZaehler, SollHaben, WKZUmsatz, Umsatz, Kurs, BUFeld, GegKto, Belegfeld1, Belegfeld2, Belegdatum, Konto, KOST1, KOST2, KOSTMenge, Buchungstext, HerkunftKZ, UstSatz, EGSteuerSatz. Wskazówka: Inna kolejność może być ustalona w datev.ini Office Managera.

Sporządzanie pliku: w menu Stan | Eksport wybierz polecenie Format ASCII. W oknie dialogu "Eksport danych ASCII" proszę ustalić następujące opcje: Format danych = "Protokół księgowania", Nazwa formatu = "Protokół księgowania", Zbiór rysunków = "Ansi". Zaznacz Bez wspólnych kont osobistych (Personensammelkonten). Przy ścieżce proszę wybrać najlepiej swój folder "Moje dokumenty", ponieważ w tym folderze bardzo łatwo możesz ponownie odnaleźć pliki. Nazwy plików możesz ustalać dowolnie. Musisz je jednocześnie wybrać w Office Manager.

 

3. Przejmowanie do archiwum danych księgowania

Proszę sporządzić najpierw kopię bezpieczeństwa archiwum Office Manager.

Proszę wybrać następnie w menu Plik | Baza danych polecenie Księgowy Lexware wzgl. Teksty księgowania DATEV. Przy pierwszym wyrównywaniu danych możesz być ewentualnie pytany, czy powinny być wstawione wymagane pola danych. Proszę odpowiedzieć Tak.

W dialogu danych proszę wybrać plik eksportu z "Księgowego", np. "Moje dokumenty\Księgowy 2010.txt" i następnie rok księgowania.

Potwierdź pytanie "Dane księgowania zostaną usunięte i wczytane na nowo z Lexwar/Datev".

Synchronizacja zostanie przeprowadzona.

Następnie otrzymujesz sprawozdanie, w przypadku gdy dokumenty nie zostały odnalezione w trakcie synchronizacji. Koniecznie to sprawdź: ewentualnie dokumenty zostały przeoczone lub wprowadzone z błędnym numerem/ błędnym rokiem księgowym?

 

4. Dane księgowania w archiwum rachunków