Zarządzanie zadaniami

Aby otworzyć zarządzanie zadaniami proszę wybrać w Menu głównym Widok polecenie Zadania lub kliknąć na obrzeżach tabeli na Zadania.

Przy pomocy polecenia Zarządzanie zadaniami mogą być rejestrowane czynności do dokumentu. W zakładce Zadania możesz zobaczyć, które zadania zostały dla ciebie zaplanowane:

Aufgabenverwaltung

Wyszukiwanie zadań

Proszę wybrać kryteria wyszukiwania, jak np. Typ zadania, Priorytet lub Termin i kliknąć na , aby pokazać pożądane zadania. Lub wybierz polecenie Szukaj | Resetuj, jeśli chcesz zobaczyć wszystkie zadania. Funkcje wyszukiwania są podobne jak przy wyszukiwaniu dokumentów, patrz także Pierwotne pola wyszukiwania i Wyszukiwanie daty.

Terminy i przypomnienia

Kolumna tabeli Termin zaznaczana jest na kolorowo:

•	Czewrwony: Zadania o których właśnie otrzymujesz przypomnienie.

•	Żółty: Przeterminowane zadania z terminem przypadającym przed dniem dzisiejszym.

•	Zielony: Do opracowania dzisiaj.

•	Biały (względnie ustawiony kolor standardowy): zadania do opracowania w przyszłości.

Jeśli przy planowaniu zadań aktywowana jest funkcja Przypomnienie, wówczas automatycznie wyświetlana jest informacja o upływającym terminie. Powyżej zaprezentowany został przykład: karta wpisu zaznaczona została na czerwono i pojawił się meldunek z zadaniem.

Jeśli chcesz zmienić zadanie, podwójnie na nie kliknij i zmień godzinę i/lub datę.

Ważne polecenia Menu

•	Zadanie \| Nowe Zadanie: planowanie nowego działania.

•	Zadanie \| Właściwości lub podwójne kliknięcie na tabelę: zmiana zaznaczonego zadania.

•	Zadanie \| Usuń: deaktywacja zaznaczonego zadania. W przyporządkowanym dokumencie protokołowane jest opracowanie.

•	Zadanie \| Zaznacz dokument: zaznacza dokument przyporządkowany do zadania i przechodzi do tabeli z widokiem dokumentów.

•	Zadanie \| Otwórz dokument:Zaznacza i otwiera dokument.

•	Szukaj \| Szukaj: filtrowanie zadań według pierwotnych pól wyszukiwania.

•	Szukaj \| Opróżnij pola: usuwa tekst z pierwotnych pól wyszukiwania.

•	Szukaj \| Połączone dokumenty: wyszukuje dokumenty połączone z zaznaczonym zadaniem i przechodzi do tabeli z widokiem dokumentów.

•	Szukaj \| Zadania przeterminowane: wyszukuje wszystkie zadania, które są do wykonania na dzisiaj lub ich termin opracowania upłynął w przeszłości.

Planowanie nowego zadania

Możesz planować zadania / czynności dla siebie i twoich kolegów. W tym celu wybierz polecenie Nowe Zadanie, i wprowadź typ zadania / czynności (np. rozmowa telefoniczna lub konferencja) i jego termin. Możliwie krótko i jasno opisz zadanie w Opisie, a wyczerpujące wskazówki i notatki możesz dodać na stronie Szczegóły. W polu Opracowujący wybierany jest pracownik, który powinien wykonać to zadanie. Zaznacz Priwatne zadanie, jeśli zadanie to powinno być widoczne tylko dla opracowującego.

Przykład

Dzwoni klient i prosi o ofertę na jeden z twoich produktów. Najpierw rejestrujesz zapytanie w Office Manager jako notatkę telefoniczną i oprócz tego w notatce planujesz zadanie dla kompetentnego referenta.

1.	W Menu Dokument \| Nowy proszę wybrać polecenie Nowy dokument. Wprowadź właściwości dokumentu: Typ dokumentu = "Notatka", Status = "Pilne", Nazwa = "Pytanie od firmy X", ...

2.	Nach Po kliknięciu na OK proszę wprowadzić notatkę telefoniczną do edytora tekstu Office Manager i kliknąć na Zamknij.

3.	Otwórz Zarządzanie zadaniami lub wybierz w Menu Dokument polecenie Nowe Zadanie i wprowadź opis działania.

Od teraz zadanie to znajduje się na liście zadań twojego kolegi Rafała. W oknie Zadania odznacza on to działanie, klika na Otwórz dokument i czyta twoją notatkę telefoniczną. Za pomocą wzoru dokumentu „Program-Oferta” pisze następnie ofertę i będzie się cieszył, jeśli w następnych dniach zeskanuje do Office Managerpisemne zamówienie. Może teraz zaplanować działanie wysyłkowe dla kolegi Maćka i dalsze działania dla Kariny z księgowości.